Spørgsmål og svar
Før vi bygger noget, skal det give mening.
Her er svar på de spørgsmål, der ofte er relevante, når en administrativ opgave skal forenkles. Den konkrete løsning afhænger altid af processen, dataene og systemerne.
Fra en opgave til et næste skridt.
Start med den proces, I gentager. Værktøjer og omfang kommer derefter.
Se arbejdsprocessen01Hvordan kommer vi i gang?
Beskriv den opgave, I gentager, og hvilke systemer I bruger. Så kan vi tage udgangspunkt i noget konkret, når vi taler sammen.
02Hvordan foregår samarbejdet?
E-mail er den bedste måde at kontakte mig på. Jeg besvarer henvendelser i løbet af dagen, når det er muligt, og primært efter almindelig arbejdstid. Projektarbejdet ligger hovedsageligt om aftenen og i weekenderne. Møder, svartider og levering aftaler vi, så forløbet passer til opgaven og jeres hverdag.
03Skal vi skifte vores nuværende systemer?
Ikke nødvendigvis. Jeg starter med at se på de værktøjer, I allerede bruger. Om de kan forbindes, afhænger blandt andet af adgang, datakvalitet og integrationsmuligheder.
04Hvad koster et workflow?
Prisen afhænger af processen, systemerne og omfanget. Tringaards honorar dækker den aftalte analyse, udvikling, test, implementering og overdragelse. Drift, support og senere ændringer aftales særskilt.
05Er licenser og forbrug inkluderet?
Microsoft-licenser, Azure-forbrug, AI API-forbrug og øvrige tredjepartsydelser er ikke inkluderet i tilbudsprisen og afregnes direkte mellem kunden og den pågældende leverandør. Licensvalg og forventet forbrug afklares som en del af tilbuddet med udgangspunkt i jeres eksisterende abonnementer og den aftalte løsning.
06Skal vi bruge AI?
Nej. Et regelbaseret workflow kan være den rigtige løsning. AI er relevant, når opgaven eksempelvis handler om at fortolke tekst eller udarbejde en kladde – og når resultatet kan kontrolleres på en passende måde.
Data, gennemgang og drift.
Et godt workflow skal håndtere både det forventede forløb og de tilfælde, hvor oplysninger mangler.
Se et illustrativt eksempel01Hvad sker der, hvis oplysninger mangler?
Det skal afklares i løsningen. Et workflow bør ikke bare gætte sig videre. Manglende eller usikre oplysninger kan i stedet sendes til manuel gennemgang.
02Kan en PDF indgå i et workflow?
Ja, mails og PDF’er kan være et udgangspunkt, når de konkrete dokumenter og den ønskede brug af oplysningerne er afklaret. Et værktøj kan hjælpe med at finde felter eller lave en kladde, men usikre resultater skal kunne kontrolleres.
03Hvem godkender oplysningerne?
Det afhænger af arbejdsgangen. Hvis et dokument eller en oplysning kræver vurdering, skal det være tydeligt, hvem der gennemgår det, før processen fortsætter.
04Hvad med adgang og data?
Datatyper, nødvendige adgange og godkendelser skal afklares, før løsningen bygges. Del ikke følsomme oplysninger eller fortrolige dokumenter i en første henvendelse.
05Hvad sker der efter overdragelsen?
I får en gennemgang og dokumentation for den aftalte opsætning. Drift, support og senere ændringer aftales særskilt.
Noget andet, I gerne vil afklare?
Beskriv kort opgaven og de systemer, I bruger. Del ikke følsomme oplysninger eller fortrolige dokumenter i den første henvendelse.
Se, hvad jeg hjælper medEt tydeligt næste skridt
Start med det, I gentager.
Fortæl kort, hvad der sker i dag, og hvor processen bliver besværlig. Det er nok til at begynde en konkret samtale.