Ydelse 03
Data mellem systemer
Jeg hjælper med at give oplysninger en tydelig vej mellem regneark, lister og andre relevante systemer, når adgang og tekniske muligheder er på plads.
Illustrativt eksempel med fiktive data
01 / GENKEND OPGAVEN
Når samme oplysning har flere versioner
Et regneark kan have én status, mens en liste eller et andet system har en anden. Manuelle kopieringer gør det svært at se, hvor den gældende værdi kommer fra, og hvad der skal ske ved manglende eller modstridende data.
- En reference bliver stavet eller formateret forskelligt flere steder.
- Medarbejdere skal rette den samme ændring i flere systemer.
- Undtagelser opdages først, når nogen bruger dataene.
02 / DET JEG LEVERER
Klare felter, regler og overgange
Jeg begynder med at finde den relevante kilde og aftale, hvilke felter der skal flyttes. Den tekniske forbindelse vælges først, når muligheder og ansvar er kendt.
- 01
Fælles feltstruktur
Referencer, statusser og andre vigtige felter får ens navne og et aftalt format.
- 02
Afgrænset dataflow
En mulig overførsel beskrives og afprøves mellem de systemer, der faktisk kan forbindes.
- 03
Håndtering af afvigelser
Manglende eller modstridende oplysninger sendes til gennemgang i stedet for at blive overskrevet i stilhed.
03 / ET MULIGT FORLØB
Sådan kan opgaven se ud.
En fiktiv reference, “Eksempel A”, findes både i Excel og på en SharePoint-liste.
Status kopieres manuelt mellem de to steder, og der er ikke en fælles regel for tomme eller ændrede felter.
Et muligt dataflow kan bruge samme reference og feltformat begge steder, kontrollere ændringer og markere poster, der kræver en medarbejders gennemgang.
Illustrativt eksempel med fiktive data. Det er ikke en kundecase eller en måling af tidsbesparelse.
04 / FORUDSÆTNINGER
Det skal passe til jeres arbejde.
Systemer og input
Excel og SharePoint er ofte oplagte steder at begynde. Andre systemer kan indgå, hvis de tilbyder egnede adgangs- og integrationsmuligheder.
- Kildesystem og ønsket modtager
- Feltoversigt og reference-ID
- Adgangs- og integrationsmuligheder
- Regler for fejl, dubletter og ændringer
Det er godt at have klar
En god afklaring starter med et enkelt eksempel på dataenes vej:
- Hvilken oplysning der indtastes flere steder
- Hvor den bør være den gældende værdi
- Hvem der retter fejl og godkender ændringer
- Et anonymiseret eksempel på felter og formater
05 / SPØRGSMÅL
Spørgsmål om denne ydelse.
Kan alle systemer forbindes?
Det afhænger af adgang, licenser og de muligheder, systemerne stiller til rådighed. Jeg undersøger det som del af afklaringen, før en løsning aftales.
Hvad sker der, hvis data ikke stemmer?
Reglerne skal aftales på forhånd. En post med manglende eller modstridende oplysninger bør markeres til gennemgang frem for at blive rettet ved gæt.
Er licenser og forbrug inkluderet?
Microsoft-licenser, Azure-forbrug, AI API-forbrug og øvrige tredjepartsydelser er ikke inkluderet i tilbudsprisen og afregnes direkte mellem kunden og den pågældende leverandør. Licensvalg og forventet forbrug afklares som en del af tilbuddet med udgangspunkt i jeres eksisterende abonnementer og den aftalte løsning.
Et tydeligt næste skridt
Hvor bliver de samme data skrevet flere gange?
Beskriv de to steder og den oplysning, der skal holdes sammen. Det giver et konkret udgangspunkt for en afklaring.