Ydelse 02
Gennemgang og versionsstyring
Jeg hjælper med at samle kladder, faglig gennemgang, godkendelser og arkivering. I kan følge, hvilken dokumentversion der gælder, og hvad der skal ske, når produktdata eller rapportgrundlag ændres.
Illustrativt eksempel med fiktive data
01 / GENKEND OPGAVEN
Når en ny rapport skal følges hele vejen til dokumentet
En ændring i produktdata kan kræve, at en kladde gennemgås igen. Når kilder, versioner og godkendelser kun forbindes i mailtråde, er det svært at se, hvad der er afklaret, og hvad der stadig venter på en beslutning.
- En ny rapportversion er gemt, men de berørte dokumenter er ikke markeret.
- Det er uklart, hvilken kladde der afventer godkendelse.
- En fil bliver gemt, før manglende oplysninger er afklaret.
02 / DET JEG LEVERER
En dokumentproces med tydelige stop
Løsningen formes efter jeres skabeloner, roller og krav til gennemgang. Producentens ansvarlige tager stilling til indholdet, før et dokument frigives.
- 01
Kilder og ændringer
Produktdata og rapportgrundlag knyttes til dokumentet, så en ændring kan markeres til den aftalte gennemgang.
- 02
Gennemgang og godkendelse
Kladden sendes til den ansvarlige med tydelig status. Manglende afklaringer holder dokumentet tilbage fra frigivelse.
- 03
Version og placering
Vi aftaler versionsbetegnelser, filplacering og registrering af godkendelse, så kladder og frigivet materiale kan skelnes.
03 / ET MULIGT FORLØB
Sådan kan opgaven se ud.
Rapportgrundlaget for den fiktive produktmodel Eksempelprodukt B bliver opdateret.
En medarbejder sender en ny kladde rundt på mail og leder senere efter den version, som producentens ansvarlige godkendte.
Et muligt workflow viser kildegrundlag, dokumentversion og ansvarlig samlet. Den nye kladde afventer gennemgang og frigives først efter den aftalte godkendelse.
Illustrativt eksempel med fiktive data. Det er ikke en kundecase eller en måling af tidsbesparelse.
04 / FORUDSÆTNINGER
Det skal passe til jeres arbejde.
Systemer og input
Word, SharePoint, OneDrive og Power Automate kan være relevante i Microsoft 365. Den konkrete opsætning afhænger af jeres adgang, skabeloner og krav.
- Eksisterende dokumentskabeloner
- Produktdata og rapportgrundlag
- SharePoint eller aftalt filplacering
- Roller for gennemgang og godkendelse
Det er godt at have klar
For at afgrænse en dokumentproces er det nyttigt at kende:
- Hvilket dokument der oprettes igen og igen
- Hvilke felter der skal være korrekte
- Hvem der må godkende og ændre indhold
- Hvor den endelige fil skal placeres
05 / SPØRGSMÅL
Spørgsmål om denne ydelse.
Kan en kladde gemmes automatisk uden godkendelse?
Jeg starter med at afklare jeres regler. Hvis en medarbejder skal godkende indholdet, skal workflowet stoppe dér og kun gå videre efter den aftalte handling.
Kan I beholde jeres nuværende skabelon?
Ofte kan en eksisterende skabelon være udgangspunktet. Formatet, felterne og adgangen skal gennemgås, før jeg kan vurdere den konkrete løsning.
Er licenser og forbrug inkluderet?
Microsoft-licenser, Azure-forbrug, AI API-forbrug og øvrige tredjepartsydelser er ikke inkluderet i tilbudsprisen og afregnes direkte mellem kunden og den pågældende leverandør. Licensvalg og forventet forbrug afklares som en del af tilbuddet med udgangspunkt i jeres eksisterende abonnementer og den aftalte løsning.
Et tydeligt næste skridt
Kan I følge den gældende version?
Fortæl hvordan I håndterer ændringer, kladder og godkendelser i dag. Så kan vi afgrænse et dokumentationsflow med tydeligt ansvar.