Ydelse 02
Dokumenter og godkendelser
Jeg hjælper med at samle vejen fra oplysninger til dokumentkladde, menneskelig gennemgang og arkivering, så næste handling og gældende version er tydelige.
Illustrativt eksempel med fiktive data
01 / GENKEND OPGAVEN
Når dokumentet er nemt at lave, men svært at følge
Oplysninger kan komme fra en mail, et bilag eller et regneark. Derefter skal en skabelon udfyldes, en kollega gennemgå indholdet, og filen gemmes det rigtige sted. Fejl opstår let, når versioner og godkendelser kun lever i en mailtråd.
- Det samme felt skrives ind i flere dokumenter.
- Det er uklart, hvilken kladde der afventer godkendelse.
- En fil bliver gemt, før manglende oplysninger er afklaret.
02 / DET JEG LEVERER
En dokumentproces med tydelige stop
Løsningen formes efter jeres skabeloner, ansvar og krav til gennemgang. Jeg bygger ikke en automatisk genvej uden om medarbejderens beslutning.
- 01
Strukturerede input
De oplysninger, der må bruges i kladden, samles med klare felter og regler for manglende værdier.
- 02
Kladde og godkendelse
En mulig kladde sendes til den rette medarbejder, som kan gennemgå og tage stilling før næste trin.
- 03
Version og placering
Det aftales, hvordan godkendt materiale navngives, gemmes og kan findes igen i de systemer, I bruger.
03 / ET MULIGT FORLØB
Sådan kan opgaven se ud.
Et fiktivt dokument skal oprettes ud fra oplysninger i en mail og et bilag.
En medarbejder kopierer felter til en skabelon, sender filen rundt og leder senere efter den godkendte version.
Et muligt workflow kan samle felterne, oprette en kladde og stoppe ved gennemgang. Først efter en medarbejders godkendelse kan den aftalte fil gemmes.
Illustrativt eksempel med fiktive data. Det er ikke en kundecase eller en måling af tidsbesparelse.
04 / FORUDSÆTNINGER
Det skal passe til jeres arbejde.
Systemer og input
Word, SharePoint, OneDrive og Power Automate kan være relevante i Microsoft 365. Den konkrete opsætning afhænger af jeres adgang, skabeloner og krav.
- Eksisterende dokumentskabeloner
- Mail eller anden kilde til oplysninger
- SharePoint eller aftalt filplacering
- Roller for gennemgang og godkendelse
Det er godt at have klar
For at afgrænse en dokumentproces er det nyttigt at kende:
- Hvilket dokument der oprettes igen og igen
- Hvilke felter der skal være korrekte
- Hvem der må godkende og ændre indhold
- Hvor den endelige fil skal placeres
05 / SPØRGSMÅL
Spørgsmål om denne ydelse.
Kan en kladde gemmes automatisk uden godkendelse?
Jeg starter med at afklare jeres regler. Hvis en medarbejder skal godkende indholdet, skal workflowet stoppe dér og kun gå videre efter den aftalte handling.
Kan I beholde jeres nuværende skabelon?
Ofte kan en eksisterende skabelon være udgangspunktet. Formatet, felterne og adgangen skal gennemgås, før jeg kan vurdere den konkrete løsning.
Er licenser og forbrug inkluderet?
Microsoft-licenser, Azure-forbrug, AI API-forbrug og øvrige tredjepartsydelser er ikke inkluderet i tilbudsprisen og afregnes direkte mellem kunden og den pågældende leverandør. Licensvalg og forventet forbrug afklares som en del af tilbuddet med udgangspunkt i jeres eksisterende abonnementer og den aftalte løsning.
Et tydeligt næste skridt
Er der et dokument, I laver igen og igen?
Fortæl hvor oplysningerne kommer fra, og hvem der skal godkende. Så kan vi se på en afgrænset dokumentproces.